Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Data Aturan Pedoman Dan Sop Berbasis Web Dengan Menggunakan Metode Index Field ( Studi Kasus : Universitas Catur Insan Cendekia )

Abstract

Abstrak – Arsip mempunyai peranan penting dalam sebuah instansi atau perusahaan untuk mendukung proses administrasi atau kegiatan yang dilakukan diperusahaan. Apabila arsip yang dimiliki kurang baik dalam pengelolaannya maka akan mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan sehingga dapat menghambat proses pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan yang baik dan benar. Pada prodi TI diUniversitas Catur Insan Cendekia Cirebon ini belum mempunyai sistem pengarsipan untuk data aturan, pedoman dan SOP, sehingga saat ini diperlukan suatu sistem yang dapat membantu kinerja yang berkaitan dengan pengarsipan data aturan, pedoman dan SOP. Dalam penelitian ini penulis menerapkan pengarsipan data aturan, pedoman dan SOP berbasis web dengan menggunakan metode index field untuk mempermudah dalam pencarian data serta lebih menjaga keamanan dokumen dan dilakukan dengan menggunakan framework codeigniter, menggunakan MYSQL sebagai manajemen databasenya yang popular digunakan untuk membangun aplikasi web yang sumber dan pengelolaan datanya menggunakan database. Hasil dari sistem pengarsipan data aturan, pedoman dan SOP ini adalah pencarian data tidak perlu membutuhkan banyak waktu dan tenaga sehingga data yang dibutuhkan dapat terakses dengan cepat dan mudah. Sehingga data dapat terekap secara otomatis berdasarkan kategorinya sehingga pengarsipan data lebih efektif dan efisien.

Kata Kunci – Data Aturan, Sistem Pengarsipan, Pedoman, Index Field, Standar Operasional Prosedur (SOP).

Abstract – Archives have an important role in an agency or company to support administrative processes or activities carried out in the company. If the records are not well managed, it will be difficult to find the information that has been stored so that it can hinder further work processes. Therefore archives should be managed using a good and correct management system. The IT study program at the Catur Insan Cendekia Cirebon University does not yet have a filing system for data on rules, guidelines and SOP, so currently a system is needed that can help performance related to data archiving of rules, guidelines and SOP. In this study the authors implemented data archiving rules, guidelines and web-based SOP using the index field method to make it easier to search for data and maintain document security and was carried out using a codeigniter framework, using MYSQL as database management which is popularly used to build web applications that source. and data management using a database. The result of this data archiving system for rules, guidelines and SOP is that data retrieval does not need to take a lot of time and effort so that the required data can be accessed quickly and easily. So that data can be applied automatically based on the category so that data archiving is more effective and efficient.

Keywords – Data Rules, Filing System, Guidelines, Index Field, Standar Operasional Prosedur (SOP).