Arsip yang Berbicara: Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis Laravel untuk Efisiensi Organisasi di SMA Negeri 2 Lubuk Basung
DOI:
https://doi.org/10.31980/petik.v11i2.2788Keywords:
Mail Management, Information System, Laravel, Organizational EfficiencyAbstract
Abstrak
Pengelolaan surat merupakan bagian krusial dalam administrasi sebuah institusi, termasuk di lingkungan sekolah. Sistem pengarsipan yang masih manual seringkali menimbulkan kendala seperti kehilangan dokumen, keterlambatan distribusi, dan sulitnya pencarian arsip. Penelitian ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan surat berbasis Laravel guna meningkatkan efisiensi pengarsipan dan distribusi surat di SMA Negeri 2 Lubuk Basung. Sistem ini dirancang untuk mengelola surat masuk dan keluar secara digital, dilengkapi dengan fitur pencatatan data surat, pengelompokan berdasarkan kategori, dan unggah file surat sebagai bentuk digitalisasi dokumen. Metode pengembangan yang digunakan adalah waterfall, dimulai dari tahap analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi program, hingga pengujian untuk memastikan fungsionalitas berjalan dengan baik. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem dapat mempercepat proses pencatatan, mempermudah pengelolaan arsip, serta meminimalkan risiko kehilangan dokumen fisik. Dengan antarmuka berbasis web dan dukungan teknologi Laravel serta Bootstrap, aplikasi ini dapat diakses secara fleksibel melalui berbagai perangkat. Kesimpulannya, penerapan sistem ini memberikan kontribusi signifikan dalam menciptakan tata kelola administrasi yang lebih tertib, efisien, dan terdigitalisasi di lingkungan sekolah. Sistem ini juga menjadi fondasi awal bagi pengembangan sistem informasi yang lebih luas di sektor pendidikan.
Kata Kunci: Pengelolaan Surat, Sistem Informasi, Laravel, Efisiensi Organisasi.
Abstract
Mail management is a crucial part of an institution's administration, including schools. The manual filing system often causes problems such as loss of documents, delays in distribution, and difficulty in finding archives. This research aims to implement a Laravel-based mail management information system to improve the efficiency of archiving and mail distribution at SMA Negeri 2 Lubuk Basung. This system is designed to manage incoming and outgoing letters digitally, equipped with features for recording letter data, grouping by category, and uploading letter files as a form of document digitization. The development method used is waterfall, starting from the needs analysis stage, system design, program implementation, to testing to ensure functionality runs well. The implementation results show that the system can speed up the recording process, facilitate archive management, and minimize the risk of losing physical documents. With a web-based interface and the support of Laravel and Bootstrap technologies, this application can be accessed flexibly through various devices. In conclusion, the implementation of this system makes a significant contribution in creating a more orderly, efficient, and digitalized administrative governance in the school environment. This system is also the initial foundation for the development of a broader information system in the education sector.
Keyword: Mail Management, Information System, Laravel, Organizational Efficiency.
References
H. Sari, N., Yuliana, R., & Mustofa, “Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis Web pada SMAN 1 Palembang,” J. Teknol. dan Sist. Inf., vol. 8(2, hal. 124–132.
T. Faisal, R., & Khairina, “Efektivitas Sistem Informasi Administrasi Surat pada Sekolah Menengah,” J. Adm. dan Manaj. Pendidik., vol. 6(1), hal. 88–95.
A. Yusri, M., & Pradana, “Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web di Instansi Pendidikan,” J. Teknol. dan Inform., vol. 10(1), hal. 25–31.
U. Rahman, A., Suryadi, D., & Hasanah, “Evaluasi Sistem Informasi Administrasi Surat pada Sekolah,” J. Sist. Inf. dan Inform., vol. 2(1), hal. 66–73.
S. Hidayati, N., & Anshari, “Penggunaan Sistem Elektronik dalam Pengarsipan Surat pada Instansi Pendidikan,” J. Dokumentasi dan Inf., vol. 5(1), hal. 44–52.
A. Susanto, H., & Dewi, “Implementasi Teknologi Informasi untuk Transparansi Administrasi Sekolah,” J. Penelit. Pendidik., vol. 10(1), hal. 101–110.
I. M. and W. B. Iswara, “Optimalisasi Pengelolaan Surat dalam Mendukung Efisiensi Administrasi Pendidikan,” J. Inspirasi Manaj. Pendidik., vol. 4, no, hal. 40–48, 2021.
R. N. R. and A. Darmiyanti, “Penerapan Digitalisasi dalam Administrasi Pendidikan Sekolah,” Perspekt. Agama dan Identitas, vol. 8, no, hal. 384–393, 2023.
R. S. and B. W. Setiawan, “Konsep E-System Menggunakan Teknologi Android di Smartphone untuk Memudahkan Pengelolaan Administrasi di Sekolah,” J. Komun., vol. 2, no, hal. 45–52, 2022.
and R. M. F. D. Y. Sari, N. Rohman, “Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat: Studi Kasus di Sekolah Dasar Negeri,” USIFO (Jurnal Sist. Informasi), vol. 9, no, hal. 13–22, 2023.
R. A. Ab Rashid, R., Daud, M. Y., & Alias, “The Impact of Digital Document Management Systems in Malaysian Schools,” Int. J. Educ. Manag., vol. 33(5), hal. 1020–1031.
T. Bekele, A., & Ketema, “Web-Based Mail Management System for Public Schools in Ethiopia,” Int. J. Comput. Appl., vol. 183(4), hal. 21–27.
R. Putra, A. H., Surya, Y., & Anggraini, “Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar Menggunakan Laravel,” J. Ilm. Rekayasa dan Teknol., vol. 17(1), hal. 45–52.
D. P. K. Agam, “Laporan Evaluasi Sarana dan Prasarana Sekolah Menengah.,” 2023.
N. Wahyuni, “Implementasi Teknologi Informasi dalam Administrasi Sekolah di Wilayah Semi-Perkotaan,” J. Pendidik. dan Teknol., vol. 10(1), hal. 45–52, 2022.
I. Sommerville, “Software Engineering,” vol. 10th ed. B, 2015.
N. M. A. M. and A. Govardhan, “A Comparison Between Five Models Of Software Engineering,” IJCSI International Journal of Computer Science Issues,” vol. 7, no, hal. 94–101.
